Bagaimana Membuat Persediaan Audit Dengan Lebih Lancar

Bagi kebanyakan pemilik syarikat, audit sering dianggap sebagai proses yang memenatkan dan memakan masa.

Setiap kali musim audit tiba, ramai yang mula mencari dokumen lama, menyemak semula transaksi dan cuba mengumpulkan maklumat yang diperlukan oleh auditor dalam tempoh yang singkat.

Keadaan ini bukan sahaja meningkatkan tekanan kepada pihak pengurusan, malah boleh menyebabkan proses audit menjadi lebih panjang dan kurang efisien.

Hakikatnya, audit yang lancar tidak bermula apabila auditor masuk ke pejabat. Ia bermula daripada disiplin pengurusan kewangan dan rekod syarikat sepanjang tahun.

Masalah Yang Sering Berlaku Semasa Audit

Sepanjang pengalaman saya membantu syarikat dalam pengurusan kewangan dan pelaporan, terdapat beberapa masalah yang sering menyebabkan proses audit menjadi lambat.

Antaranya:

• Dokumen tidak lengkap.
• Trial balance tidak dikemaskini dengan baik.
• Bank reconciliation belum disiapkan.
• Transaksi tidak mempunyai dokumen sokongan.
• Rekod aset tetap tidak lengkap.
• Baki pelanggan dan pembekal tidak disemak.
• Maklumat diberikan kepada auditor secara lambat.
• Tiada pegawai yang menyelaras urusan audit.

Masalah-masalah ini biasanya menyebabkan auditor memerlukan lebih banyak masa untuk melakukan semakan dan mendapatkan penjelasan tambahan.

Kenapa Audit Sering Menjadi Lambat?

Ramai pemilik perniagaan beranggapan bahawa audit menjadi lambat kerana auditor terlalu banyak bertanya.

Namun dalam kebanyakan kes, punca sebenar terletak pada rekod dan persediaan syarikat sendiri.

Antara sebab utama ialah:

• Akaun tidak dikemaskini secara berkala.
• Dokumen hanya dicari apabila diminta.
• Banyak transaksi memerlukan penjelasan tambahan.
• Rekonsiliasi bank tidak dibuat.
• Terdapat perbezaan antara rekod syarikat dan penyata bank.
• Maklumat yang diberikan tidak lengkap.
• Tiada komunikasi yang jelas antara syarikat dan auditor.

Semakin banyak isu yang perlu diperjelaskan, semakin lama proses audit akan mengambil masa.

Dokumen Yang Biasanya Diperlukan Oleh Auditor

Walaupun keperluan audit berbeza mengikut syarikat, terdapat beberapa dokumen yang hampir sentiasa diperlukan.

Antaranya:

• Trial Balance.
• General Ledger.
• Bank Statement.
• Bank Reconciliation.
• Sales Invoice.
• Purchase Invoice.
• Payment Voucher.
• Official Receipt.
• Senarai Penghutang (Debtors).
• Senarai Pemiutang (Creditors).
• Fixed Asset Register.
• Rekod Gaji.
• Rekod EPF, SOCSO dan PCB.
• Kontrak dan perjanjian.
• Dokumen pembiayaan dan pinjaman.
• Tax Computation tahun sebelumnya.
• Audited Financial Statements tahun sebelumnya.

Apabila dokumen ini tersedia dan tersusun, proses audit menjadi jauh lebih lancar.

Bagaimana Membuat Persediaan Audit Dengan Lebih Awal?

Persediaan audit yang baik sebenarnya bermula beberapa bulan sebelum tahun kewangan berakhir.

Kemas Kini Akaun Secara Bulanan

Jangan tunggu sehingga hujung tahun untuk mengemaskini akaun.

Closing bulanan membantu mengenal pasti isu lebih awal.

Buat Bank Reconciliation Secara Berkala

Pastikan semua akaun bank direkonsiliasi setiap bulan.

Ini membantu mengurangkan perbezaan dan pertanyaan semasa audit.

Simpan Dokumen Secara Sistematik

Gunakan sistem fail digital dan fizikal yang tersusun.

Pastikan dokumen mudah dicari apabila diperlukan.

Semak Aged Receivables dan Aged Payables

Pastikan baki pelanggan dan pembekal adalah tepat dan terkini.

Kemas Kini Fixed Asset Register

Rekod aset perlu sentiasa dikemaskini supaya mudah disemak oleh auditor.

Sediakan Audit File

Simpan semua dokumen penting dalam satu lokasi khusus sepanjang tahun.

Pendekatan ini dapat menjimatkan banyak masa apabila audit bermula.

Kesilapan Yang Paling Kerap Berlaku

Beberapa kesilapan yang sering saya lihat ialah:

• Menunggu auditor meminta dokumen sebelum mula mencari.
• Tidak menyimpan dokumen secara sistematik.
• Tidak melakukan bank reconciliation.
• Tidak menyemak baki pelanggan dan pembekal.
• Tidak merekod aset tetap dengan betul.
• Menganggap audit hanya tanggungjawab auditor.
• Lambat memberi maklum balas kepada pertanyaan audit.

Kesilapan-kesilapan ini biasanya menyebabkan audit mengambil masa lebih lama dan meningkatkan kos yang terlibat.

Tips Untuk Audit Yang Lebih Lancar

Berdasarkan pengalaman saya, syarikat yang berjaya melalui audit dengan lancar biasanya mengamalkan beberapa perkara berikut:

• Mengemaskini akaun secara konsisten.
• Menyimpan dokumen secara digital.
• Menyediakan audit checklist tahunan.
• Melakukan semakan dalaman sebelum audit bermula.
• Menyelesaikan isu audit tahun sebelumnya lebih awal.
• Berkomunikasi secara aktif dengan auditor.
• Menetapkan seorang PIC untuk menyelaras semua permintaan audit.

Audit yang baik sebenarnya mencerminkan tahap pengurusan dan kawalan dalaman sesebuah syarikat.

Kesimpulan

Audit tidak sepatutnya menjadi proses yang menakutkan atau membebankan.

Dengan rekod kewangan yang teratur, dokumen yang lengkap dan persediaan yang dibuat lebih awal, proses audit boleh berjalan dengan lebih lancar, cepat dan efisien.

Pemilik perniagaan perlu melihat audit bukan sekadar keperluan pematuhan, tetapi sebagai peluang untuk menilai kekuatan kawalan kewangan dan proses pengurusan syarikat.

Lebih tersusun rekod kewangan sesebuah syarikat, lebih mudah audit dapat diselesaikan dengan baik.

---

Perlukan Bantuan Membuat Persediaan Audit?

Razif & Co membantu syarikat dan PKS mengurus rekod kewangan, pelaporan, kawalan dalaman dan persediaan audit dengan lebih tersusun supaya proses audit dapat dijalankan dengan lebih lancar dan efisien.

Hubungi kami untuk mengetahui bagaimana kami boleh membantu syarikat anda bersedia dengan lebih baik sebelum audit bermula.